Toestemmingsverklaring informatie uitwisseling

De huisarts wordt op de hoogte gehouden. Na de verwijzing volgt onderzoek en diagnostiek. Als dat is afgerond, komt er een behandelplan. De huisarts krijgt een brief met de diagnose en de belangrijkste punten in het behandelplan. Periodiek (dat verschilt per afdeling, eens per drie maanden, eens per half jaar of eens per jaar) is er een evaluatie van het behandelplan. De cliënt is daar zelf nauw bij betrokken. Na de evaluatie krijgt de huisarts een brief met een samenvatting van het behandelplan. Bij afsluiten van de behandeling en bij cliënten die opgenomen zijn geweest, ook bij ontslag uit de kliniek, gaat er een brief naar de huisarts met een korte samenvatting van de resultaten. Daarnaast kan de huisarts geïnformeerd worden als de medicatie wordt aangepast.
Als de verwijzing door een andere specialist, bijvoorbeeld de kinderarts, is gedaan, krijgt ook die de eerste brief met diagnose en behandelafspraken, die ook naar de huisarts gaat.

• Mediant vraagt de cliënt bij aanmelding toestemming om inzage in afgesloten dossiers toe te staan voor Mediant medewerkers die deze informatie voor hun werk nodig hebben.
• Mediant vraagt de cliënt bij het begin van de behandeling om toestemming te geven voor het delen van informatie met de huisarts, de apotheek en het Landelijk Schakelpunt, professionals buiten Mediant die meewerken aan de behandeling en aan de financier van de behandeling. Deze toestemming geeft de cliënt één keer.
• Mediant vraagt toestemming om contactpersonen op de hoogte te kunnen houden. Bij aanvang van behandeling vragen we de cliënt wie de contactpersoon is. Cliënten die een contactpersoon hebben opgegeven kunnen toestemming geven deze op de hoogte te houden. Mediant hanteert de vuistregel, dat bij voorkeur de cliënt zelf de contactpersoon informeert. 
• In andere gevallen wordt per keer uitgelegd waarvoor uitwisseling nodig is. De cliënt kan dan per keer toestemming geven, die alleen voor die situatie geldt. De cliënt wordt ook geïnformeerd over uitkomsten van deze uitwisseling van informatie. Op deze manier kan de cliënt  goed overzicht houden over de informatie die wordt uitgewisseld. Dit gebeurt bijvoorbeeld als met een wijkteam van de gemeente of een woningcoöperatie wordt samengewerkt. Als het mogelijk is, schuift de cliënt aan bij het gesprek, maar ook als dat niet kan, blijft die volledig op de hoogte.

• Gevaar voor gezondheid of veiligheid: er kunnen situaties zijn, waarin een cliënt geen toestemming geeft om informatie te delen, waarbij dat toch nodig is. Denk aan situaties waarin er gevaar is voor de gezondheid of veiligheid van deze cliënt of iemand anders (bijvoorbeeld bij huiselijk geweld). Mediant zal zoveel mogelijk proberen in overleg met de cliënt een goede oplossing te vinden. Als dit niet kan of niet lukt hanteert Mediant hiervoor zorgvuldige procedures. Zo is het altijd een regiebehandelaar die dit besluit neemt en deze doet dat nooit alleen: altijd in samenspraak met een andere inhoudelijk verantwoordelijke. Er wordt niet meer verteld dan nodig is om het gevaar te verminderen en nooit aan meer mensen dan die het echt moeten weten. 
• Dwingend wettelijk voorschrift: een voorbeeld is, wanneer er in de kliniek iemand een besmettelijke ziekte heeft, waarvoor een wettelijke verplichting bestaat dit bij de GGD te melden.

• In eerste instantie ligt de toestemming bij de cliënt zelf. Die gaat erover. 
• De cliënt wijst zelf iemand aan die de belangen behartigt. Een cliënt kan ook zelf een naaste aanwijzen, die de belangen behartigt. Als dat goed is vastgelegd, bijvoorbeeld met een ondertekende verklaring, of een levenstestament bij de notaris, geldt die als wettelijk vertegenwoordiger en kan deze ook de toestemming geven. 
• Als de cliënt zelf niet goed een afweging van diens belangen kan maken, kan het zijn dat de rechter een curator of een mentor aanwijst. (Een bewindvoerder gaat alleen over beheer van geld of goederen.) Er is dan een wettelijk vertegenwoordiger die voor de cliënt toestemming kan geven. 
• De cliënt kan zelf geen toestemming geven en er is niets geregeld. Als de cliënt zelf geen toestemming kan geven en deze heeft niemand schriftelijk gemachtigd en er is ook geen curator of mentor is aangesteld door de rechter, kan de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel van de cliënt de toestemming geven. Als er ook geen echtgenoot, partner of levensgezel is, kan een ouder, kind, broer, zus, grootouder of kleinkind van de cliënt de toestemming geven.
• Wettelijke vertegenwoordiging is ook geregeld bij kinderen. Tot twaalf jaar geven de ouders die het ouderlijk gezag hebben of voogd toestemming, van twaalf tot zestien de gezaghebbende ouders of voogd samen met het kind en vanaf zestien geeft het kind zelf de toestemming.

• De eenmalige toestemming aan het begin van de behandeling blijft geldig tot een jaar na afsluiting van de behandeling.
• Toestemming die gegeven is door een wettelijke vertegenwoordiger, vervalt zodra de wettelijke vertegenwoordiging ophoudt. Bijvoorbeeld als een kind twaalf of zestien wordt, verandert het recht van het kind om toestemming te geven. Vanaf de twaalfde verjaardag is dat samen met de ouders die het ouderlijk gezag hebben. Vanaf die dag is ook de toestemming van het kind zelf nodig. Als de wettelijke vertegenwoordiging door een rechtelijke maatregel is geregeld, eindigt die, zodra die maatregel vervalt.
• Toestemming voor zaken die niet in de eenmalige toestemming zijn geregeld, zijn steeds voor één situatie bedoeld. Dat is meestal één gesprek of document, waarmee iets uitgewisseld wordt. Voor een vervolg is dan opnieuw toestemming nodig.
• Elke toestemming eindigt, als de cliënt de toestemming intrekt. Een mondelinge kennisgeving aan de hulpverlener is daarvoor voldoende. Die maakt hiervan aantekening in het dossier en zorgt ervoor dat de toestemmingsverklaring aan de wens wordt aangepast.

• Anoniem: Mediant wil goed zicht hebben op het welzijn van de cliënt en op de effecten van onze behandeling. De gegevens gebruiken we om onze zorg en behandeling te verbeteren. Dat doet Mediant deels zelf, maar we doen hiervoor ook mee aan wetenschappelijk onderzoek. De gegevens die we hiervoor gebruiken zijn anoniem. We kunnen niet achterhalen van wie de gegevens zijn. Als een cliënt bezwaar hebt tegen het anoniem gebruiken van de gegevens, laat die dat aan de behandelaar weten. Wij leggen dit bezwaar vast in het dossier en vanaf dat moment wordt geen geanonimiseerde informatie meer over deze cliënt gebruikt of verstrekt.
• De cliënt werkt zelf aan het onderzoek mee: Voor ander onderzoek, waarbij gegevens gebruikt worden, of waarbij de cliënt geïnterviewd wordt of vragenlijsten invult, wordt die vooraf goed geïnformeerd en wordt diens toestemming gevraagd.

• De cliënt heeft het recht om te weten welke informatie over hem of haar wordt gedeeld, en met wie het gedeeld wordt.
• De cliënt heeft het recht om toestemming te geven voor de uitwisseling van gegevens. Voor uitwisselingen die steeds hetzelfde zijn, geeft de cliënt eenmalig toestemming.
• Voor uitwisseling die minder voorspelbaar is, is per keer geïnformeerde toestemming nodig. Dit betekent dat de cliënt weet wat, wanneer met wie wordt gedeeld.
• De hulpverlener houdt de cliënt actief op de hoogte over hetgeen over diegene is uitgewisseld.Mediant is terughoudend in het uitwisselen van informatie. We beperken ons tot hetgeen voor de behandeling en voor de samenwerking in behandeling ten behoeve van de cliënt nodig is. De cliënt heeft de verantwoordelijkheid om met de juiste toestemmingen, de behandelaar hiertoe in staat te stellen.
• De cliënt kan toestemming geven en kan toestemming weigeren of intrekken. Intrekken van toestemming kan door dit aan de behandelaar te vertellen.- Het intrekken van toestemming gaat in op het moment dat dit bij Mediant bekend is. Dus niet met terugwerkende kracht.

• Als een cliënt toestemming weigert, zal de behandelaar hierover met de cliënt in gesprek gaan. Steeds zal gekeken worden wat de noodzaak van de uitwisseling van informatie is, en welke gevolgen het niet geven of intrekken van de toestemming heeft. In sommige gevallen heeft het voor de behandeling geen gevolgen. Het kan ook zijn, dat een verantwoorde behandeling niet mogelijk is zonder de mogelijkheid informatie uit te wisselen.
• Huisarts of verwijzend specialist: Als er geen toestemming is om de huisarts verwijzend specialist te informeren, wordt met de cliënt overlegd welke informatie wel gegeven mag worden. Als die niets wil delen, informeren wij de huisarts over het bezwaar en wordt geen verdere informatie met de huisarts of verwijzend specialist gedeeld. In geval van nood kan het zijn, dat hiervan moet worden afgeweken en dat we toch de huisarts moeten informeren.
• Zorgverzekeraar, Zorgkantoor en Gemeente: o Als een cliënt geen toestemming geeft om het afsprakenoverzicht of de productcode in te sturen naar de financier, wordt de behandeling niet vergoed. In dat geval zal de cliënt zelf de rekening moeten betalen.
• Bezwaar informatie over diagnose: De zorgverzekeraar vraagt standaard de hoofddiagnosegroep en de zorgvraagtypering op de rekening te zetten. Die geeft dit zonder naam en andere herleidbare gegevens (anoniem) door een de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Daarnaast vraagt de NZa van Mediant om informatie over het geadviseerde zorgvraagtype en het gekozen zorgvraagtype en de uitkomsten van de HONOS+vragenlijst aan te leveren. Ook dit gebeurt anoniem en is niet gekoppeld aan de gegevens die de zorgverzekeraar verstrekt. Mediant heeft daar niet zelf een keuze in. Als de cliënt daar bewaar tegen heeft, kan die een privacyverklaring invullen. De behandelaar kan de cliënt daarmee helpen. De zorgverzekeraar krijgt dan de melding dat er een privacyverklaring is en de hoofddiagnosegroep en de zorgvraagtypering komen dan niet meer op de rekening. Ook wordt dan over deze cliënt geen informatie meer aangeleverd aan de NZa. Bij de gemeenten en het Zorgkantoor sturen we geen diagnosegegevens door.